Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise für den Bewerbermanagement-Prozess

 

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig!

Wir möchten Ihre Privatsphäre bestmöglich schützen. Die damit verbundene Sicherheit bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist uns dabei ein besonderes Anliegen, welches wir in unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen. Diese Datenschutzhinweise beziehen sich explizit auf den Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerberprozesses. Unsere allgemeinen Datenschutzhinweise finden Sie ebenso im Footer unserer Homepage.

 

Unsere Verantwortung für Ihre persönliche Daten!

Wir nehmen Ihre nach dem geltenden Datenschutz zustehenden Rechte sehr ernst und möchten Sie hiermit gerne darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Bewerbermanagement-Prozesse umgehen.

Als personenbezogene Daten gelten alle Informationen oder Einzelangaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen, wie z.B. Name, Geburtsdatum aber auch E-Mail-Adressen. Wir behandeln Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen und die Informationen, dass Sie sich über uns beworben haben, streng vertraulich.

 

Unser Datenschutzbeauftragter!

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die GiPsy® Beratungsgesellschaft mbH.

GiPsy® Beratungsgesellschaft für Personal und Organisation mbH

Hospitalstraße 2b
D-53567 Asbach

Für alle Ihre Fragen in Zusammenhang mit dem Datenschutz, mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte in diesem Zusammenhang können sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Harald Buslei
GiPsy® Datenschutzbeauftragter
Tel.: + 49 2683 – 946 95 11
E-Mail: datenschutz@gipsy.de

 

Die Aufgabe der GiPsy® Beratungsgesellschaft im Bewerbungsverfahren!

Die Mitarbeiter der GiPsy® Beratungsgesellschaft suchen im Auftrag unserer oftmals langjährigen Kunden neue Mitarbeiter/innen. Neben der Suche über Anzeigen nutzen wir gelegentlich auch die Direktansprache oder die Ansprache über Social Media.

Wir sind in der Regel für den vollständigen Prozess der Personalsuche, von der Anzeigengestaltung und Ausschreibung über die Vorauswahl bis hin zu Ihrer Begleitung im Rahmen von Vorstellungsgesprächen direkt vor Ort bei unseren Kunden und den damit verbundenen Zu- und Absagen, verantwortlich.

Wenn wir nicht im Auftrag von unseren Kunden, sondern für Kollegen innerhalb der GiPsy® Gruppe suchen, werden wir diese Information immer in den Anzeigen eindeutig formulieren.

Bei den über die GiPsy® Beratungsgesellschaft ausgeschriebenen Stellen handelt es sich nicht um Zeitarbeit oder Personalvermittlung, sondern immer um einen konkreten Arbeitsplatz bei einem unserer Kunden oder gelegentlich auch direkt bei einem Unternehmen der GiPsy® Gruppe.

Die GiPsy® Beratungsgesellschaft wird Ihre Bewerbungsunterlagen immer ausschließlich für das Verfahren, auf das Sie sich beworben haben und auch nur solange, wie Sie Ihre Bewerbung nicht zurückgezogen haben, verwenden.

 

Der Zweck der personenbezogenen Datenverarbeitung & Rechtsgrundlagen!

Sie bewerben sich bei uns oder über uns bei unserem Kunden um ein Beschäftigungsverhältnis. Wir gehen deshalb davon aus, dass es in Ihrem Interesse ist, dass wir Ihre Bewerbungsunterlagen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für die von Ihnen angegeben Stelle verwenden dürfen. Sie können diese Verwendung aber zu jeder Zeit untersagen.

 

Welche Daten verarbeiten wir?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere:

  • Stammdaten (z.B. Namen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz)
  • Kommunikationsdaten (z.B. Kommunikationssprache, E-Mail, (Mobil-) Telefon, Skype-Daten)
  • Dokumente (z.B. Lebenslauf, Zeugnisse, Bescheinigungen)
  • Reisekostenabrechnungen (z.B. Bankverbindungen)

 

Besondere Kategorien von Daten!

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. GDPR Artikel 9 I (z.B. Daten zur Gesundheit) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von GDPR Artikel II lit. b. Zudem kann die Verarbeitung für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gem. GDPR Artikel 9 II lit. h erforderlich sein.

Die für den damit verbundenen Bewerbermanagement-Prozess notwendigen, personenbezogenen Daten werden dafür von uns unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR), nationaler Datenschutzgesetze sowie weiterer maßgeblicher nationaler Gesetze verarbeitet. (Rechtsgrundlage: GDPR Artikel 6 I 1 lit. a, b und f; „Durchführung vorvertraglicher Maßnahme“, „Einwilligung“, „Interessensabwägung“)

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. (Rechtsgrundlage: Art 6 Abs. 1, Buchstabe f DSGVO)

Wenn es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns oder unserem Kunden kommt, werden Ihre bis dahin erhobenen und verarbeiteten, personenbezogenen Daten weiterverarbeitet, sofern es für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

 

Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten!

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Kontaktaufnahme und Beurteilung im Rahmen des Bewerbungsprozesses sowie für das künftige Beschäftigungsverhältnis erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keinerlei personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, können wir Sie nicht in den Bewerbungsprozess aufnehmen.

Sie entscheiden selbst über den Umfang der zur Verfügung gestellten Daten.

 

In dem Bewerbungsverfahren involvierte Personen!

Wir gehen auch davon aus, dass die Personen, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses involviert sind, über Ihre Bewerbung informiert sein dürfen und Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen einsehen dürfen. Dies natürlich auch nur solange, wie Sie Ihre Bewerbung nicht zurückgezogen oder die Weitergabe nicht untersagt haben.

Involviert sind von Seiten der GiPsy®; Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen sowie Personalberater und Personalberaterinnen, die die Bewerbung erfassen, analysieren und bewerten, ggf. Telefoninterviews oder Bewerbergespräche durchführen oder Sie bei Vorstellungsgesprächen begleiten.

Von Seiten unserer Kunden sind die Mitarbeiter in das Verfahren einbezogen, die an der Einstellungsentscheidung mitwirken.

Wir sind stets bemüht, den Kreis der Personen, die Einblick in Ihre Unterlagen haben können, sowohl auf Seiten der GiPsy® Beratungsgesellschaft mbH, als auch auf Seiten unserer Kunden so gering als möglich zu halten.

 

Umgang mit Ihrer Bewerbung innerhalb der GiPsy® Beratungsgesellschaft mbH!

Am einfachsten erreicht uns Ihre Bewerbung über die E-Mail-Adresse bewerbung@gipsy.de. Ihre Bewerbung, bestehend aus Ihren Bewerbungsdokumenten, wird inklusive Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Bewerbermanagementsystem GiPsy® MySelect manuell erfasst und gespeichert und im weiteren Verlauf im Rahmen unserer internen Prozesse durch Personalberater und Personalberaterinnen analysiert und bewertet.

Bewerbungen, die uns auf dem Postweg erreichen, werden eingescannt und ebenfalls manuell im Bewerbermanagementsystem erfasst. Im Anschluss erhalten Sie mit einer Eingangsbestätigung Ihre Bewerbungsdokumente per Post zurück. Die weitere Kommunikation erfolgt telefonisch oder per E-Mail.

Über den Bearbeitungsstatus informieren wir Sie per E-Mail. Sie haben jederzeit im Laufe des Bewerbungsprozesses die Möglichkeit, uns Datenänderungen per E-Mail mitzuteilen oder auch Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Hierzu reicht eine E-Mail an bewerbung@gipsy.de aus.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden wir Ihre Bewerbung nie an andere Kunden weiterleiten. Nur falls der gleiche Auftraggeber eine für Sie ähnlich attraktive Stelle anbietet, werden wir Sie darauf aufmerksam machen. Ihre Daten für diese Stelle werden aber nur nach vorheriger Absprache und Zustimmung verarbeitet.

 

Quelle der personenbezogenen Daten!

Ihre personenbezogenen Daten sind in erster Linie die Daten, die Sie uns in Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen.

Im Rahmen des Bewerberprozesses kommen weitere Daten wie z.B. die Analysen und Bewertungen der Personalberater und Personalberaterinnen oder die Protokolle von Telefoninterviews hinzu.

Die Besetzung von Stellen erfordert gegebenenfalls eine weitere Prüfung Ihrer Bewerberdaten und Ihres Werdegangs. Falls es dazu erforderlich ist, externe Referenzen einzuholen, informieren wir Sie transparent und holen nur Referenzen ein, wenn wir dazu Ihre ausdrückliche Zustimmung bekommen haben.

 

Datenübermittlung bei Einstellung!

Im Falle Ihrer Einstellung werden Ihre Daten an die Personalabteilung übermittelt und dort als Mitarbeiterdaten weiterverarbeitet.

 

Weitergabe an Dritte!

Es erhalten nur in den Bewerbungsprozess involvierte Personen und Stellen den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Dies sind von unserer Seite die Kollegen und Kolleginnen in der Erfassung, die Berater/innen, die Ihre Bewerbung sichten und bewerten sowie kundenseitig die Entscheidungsträger in den Fachabteilungen sowie die Mitarbeiter/innen aus der Personalabteilung und ggf. die Arbeitnehmervertretungen.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich nur dann an andere Verantwortliche übermittelt, wenn dies zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung sachlich erforderlich ist, wir oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Ihre ausdrückliche Einwilligung hierfür vorliegt. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Abschnitt „Der Zweck der personenbezogenen Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen“.

 

Weitergabe an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes!

Stellenbesetzungen erfolgen in der Zusammenarbeit mit den Beratern/innen der GiPsy® Beratungsgesellschaft mbH und den Mitarbeiter/innen der kundenseitig eingebundenen Fachabteilungen und Personalabteilungen. Letztere können ihren Arbeitsplatz u.U. auch außerhalb Deutschlands haben oder von unterwegs auf die relevanten Daten zugreifen. Der Zugriff beschränkt sich dabei immer auf einen zwischen uns und dem Kunden im Vorfeld definierten Personenkreis.

Eine anderweitige Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

Ihre Daten sind auf einem Server in Deutschland gespeichert und gesichert. Der Zugriff eines Dritten auf diese Daten erfolgt über einen Zugriff in das Bewerbermanagementsystem, und wird somit in einem Drittland nicht verarbeitet.

 

Dauer der Speicherung & Aufbewahrungsfristen!

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder kein berechtigtes Interesse an der Speicherung der Daten mehr besteht.

Nach Beendigung des Bewerbungsprozesses werden Ihre personenbezogenen Daten für die Zeit aufbewahrt, solange wie wir gemäß der nationalen Gesetzgebung dazu verpflichtet sind. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können.

In der Regel werden die Bewerbungsunterlagen und die damit verbundenen Daten bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt.

Sobald Sie die Löschung Ihrer Daten wünschen, wird die Löschung umgehend vollzogen, sofern keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe dagegensprechen.

Auf Wunsch, den Sie per E-Mail an datenschutz@gipsy.de richten, werden wir Ihre personenbezogenen Daten umgehend löschen.

 

Sicherheit der Datenverarbeitung!

Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre verarbeiteten Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten und unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugten Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.

 

Welche Rechte haben Sie?

Bitte nutzen Sie zur Geltendmachung Ihrer Rechte den direkten Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten. Informieren Sie uns in jedem Falle bitte schriftlich oder per E-Mail mit dem konkreten Hinweis welches Recht Sie in Anspruch nehmen möchten, an:

datenschutz@gipsy.de

oder an

GiPsy® Beratungsgesellschaft für Personal und Organisation mbH
Harald Buslei GiPsy® Datenschutzbeauftragter

Hospitalstraße 2B
D-53567 Asbach

Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

 

Auskunftsrecht!

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Wir werden Ihnen die gewünschten Auskünfte umgehend erteilen.

 

Berichtigungsrecht!

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Wir werden dann umgehend die Daten berichtigen.

 

Widerspruchsrecht!

Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen.
Das kommt für uns einem Rückzug Ihrer Bewerbung gleich. Wir werden deshalb die weitere Verarbeitung Ihrer Daten dann sofort sperren und eine Löschung in die Wege leiten.

 

Widerrufsrecht!

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Wir werden Ihrem Wunsch entsprechend die Löschung in die Wege leiten.

 

Recht auf Löschung!

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind dann verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unsererseits dienen.

Die Löschung ist auch ausgeschlossen, falls die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung notwendig ist.

 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung!

Neben den obigen Rechten haben Sie auch das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
  • Die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen.
  • Wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihrigen überwiegen.

 

Beschwerderecht!

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogener Daten gegen die DSGVO verstößt.